REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZARZĄDZENIE Nr 0152/12/2003 r.WÓJTA GMINY LIPIEz dnia 15.04.2003 r.w sprawie: nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy LipieNa podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.)z a r z ą d z a m, co następuje:§ 1Nadaję regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Lipie w brzmieniu określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.§ 2Regulamin organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy.§ 3Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. WÓJT GMINY LIPIE mgr Stanisław Sieja REGULAMIN ORGANIZACYJNYURZĘDU GMINY LIPIERozdział IPOSTANOWIENIA OGÓLNE§ 1Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady i jej Komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.§ 21. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Lipie.2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.3. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 730 do 1530.§ 3Ilekroć w regulaminie jest mowa o:1) gminie – należy przez to rozumieć gminę Lipie;2) radzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Lipie;3) wójcie, skarbniku, sekretarzu lub kierowniku urzędu stanu cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Lipie, Sekretarza Gminy Lipie, Skarbnika Gminy Lipie lub Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lipiu.§ 4Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Lipie zwany dalej Regulaminem określa:1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy Lipie zwanego dalej Urzędem;2) organizację urzędu;3) zasady funkcjonowania Urzędu;4) zakres działania kierownictwa Urzędu z poszczególnych stanowisk pracy.§ 5Urząd Gminy Lipie działa na podstawie:1. Ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym /jednolity tekst: Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z 2001r. z późniejszymi zmianami/;2. Ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych /jednolity tekst Dz. U. Nr 113, poz. 984 z 2002r./;3. Ustawy z dnia 17 maja 1990 roku o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczegółowych pomiędzy organy Gminy a organy administracji rządowej oraz zmianie niektórych ustaw /Dz. U. z 1990 roku Nr 34, poz. 198 z późniejszymi zmianami/;4. Statutu Gminy /Uchwała Rady Gminy Nr III/28/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku/, Dziennik Urzędowy Województwa Śląskiego Nr 14, poz. 463;5. Niniejszego regulaminu.Rozdział IIZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU§ 61. Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:1)zadań własnych,2)zadań zleconych,3)zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),4)zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,5)zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.§ 71. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.2. W szczególności do zadań Urzędu należy:1)przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,2)wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,3)zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,4)przygotowywanie, uchwalania i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,5)realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,6)zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,7)prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,8)wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:a)przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,b)prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,c)przechowywanie akt,d)przekazywanie akt do archiwów,9)realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.Rozdział IIIORGANIZACJA URZĘDU§ 81. W skład Urzędu wchodzą następujący stanowiska pracy:1) Wójt,1 etat2) Sekretarz,1 etat3) Skarbnik,1 etat4) Zastępca Skarbnika,1 etat5) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,1 etat6) Radca Prawny, ½ etatu7) Stanowiska obsługi:- Inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych,1 etat- Inspektor ds. gospodarki komunalnej, budownictwa i ochrony środowiska,1 etat- Inspektor ds. OC i spraw wojskowych1 etat- Inspektor ds. działalności gospodarczej,1 etat- Inspektor ds. księgowości,1 etat- Inspektor ds. rolnictwa, leśnictwa i gospodarki gruntami,1 etat- Inspektor ds. kadr i archiwum,1 etat- Inspektor ds. obsługi Rady Gminy,1 etat- Młodszy Referent ds. administracyjno – kancelaryjnych1 etat- Inspektor ds. wymiaru podatku i opłat1 etat- Inspektor ds. księgowości podatków i opłat, VAT1 etat- Młodszy Referent ds. księgowości podatków i opłat,1 etat- Inspektor ds. eksploatacji wodociągów i kanalizacji2 x 1 etat- Konserwator wodociągów i kanalizacji1 etat- Główny specjalista ds. bibliotek1 etat- Specjalista ds. bibliotek2 x 1 etat- Główny specjalista ds. kultury½ etatu- Specjalista ds. kultury2 x ½ etatu- Robotnik gospodarczy4 x 1 etat- Palacz (sezon)½ etatu § 9Szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1do Regulaminu.Rozdział IVZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU§ 10Urząd działa według następujących zasad:1) praworządności,2) służebności wobec społeczności lokalnej,3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,4) jednoosobowego kierownictwa,5) kontroli wewnętrznej,6) wzajemnego współdziałania.§ 11Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.§ 12Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.§ 131.Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.2.Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.§ 141.Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitość poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.2.Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.3.Zasady podpisywania pism przez Wójta określa załącznik nr 2 do Regulaminu.§ 151.W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególnych pracowników Urzędu.2.Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.§ 161.Pracownicy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.2.Pracownicy są zobowiązani do współdziałania ze sobą w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.Rozdział VZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY.§ 17 Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:1)reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,2)prowadzenie bieżących spraw Gminy,3)podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,4)wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu.5)zapewnianie przestrzeganie prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,6)okresowe zwoływanie narad z pracownikami i kierownikami poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,7)koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,8)rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,9)udzielania informacji na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,10)czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,11)przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,12)upoważnianie Sekretarza Gminy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,13)przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach od 730 do 1630.14)przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,15)ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,16)wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.§ 18Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności: 1.opracowywanie projektów zmian Regulaminu,2.opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,3.nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,4.przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,5.nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady,6.wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,7.koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,8.koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,9.wykonywanie innych zadań na polelum z upoważnienia Wójta,10.w dziedzinie obronności:1)Koordynuje i nadzoruje:a)opracowywanie i aktualizację „Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy na czas wojny”b)przygotowywanie projektów zadań w dziedzinie obronności dla podległych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy,c)organizowanie przygotowania stanowiska kierowania Wójta w dotychczasowym miejscu pracy,d)organizowanie przedsięwzięć w zakresie podnoszenia gotowości obronnej w gminie, 11.przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach od 730 do 1630.§ 19Do zadań Skarbnika należy:Skarbnik Gminy realizuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych /t.j. Dz. U. Nr 15 poz. 148 z 2003r./ oraz ustawie o rachunkowości /t.j. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002r./, a ponadto:1.opracowuje projekt budżetu,2.nadzoruje realizację budżetu,3.przekazuje komórkom organizacyjnym oraz kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych wytyczne oraz dane do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego,4.dokonuje analizy budżetu i bieżąco informuje Wójta o jego realizacji,5.dokonuje kontroli finansowej i w tym celu przygotowuje i organizuje obieg dokumentów finansowych,6.zapewnia ochronę mienia komunalnego,7.informuje Radę Gminy o odmowie złożenia kontrasygnaty względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować,8.realizuje ustawy o dochodach i finansach Gminy, o podatkach i opłacie skarbowej, ordynacji podatkowej w tym prowadzenie kontroli w zakresie wymiaru wysokości podatków i opłat lokalnych,9.współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową, Izbami i Urzędami Skarbowymi,10.kontroluje gospodarkę finansową komitetów powołanych do realizacji czynów społecznych,11.prowadzi centralny rejestr umów zleceń,12.przedstawia propozycje co do mienia sołeckiego i nadzoruje jego zarządzanie, prowadzi rozliczenia z sołectwami w ramach budżetu Gminy,13.kieruje pracą pracowników księgowości,14.sprawuje nadzór nad działalnością finansową gminnych jednostek organizacyjnych,15.w zakresie obronności:planuje, rozdziela i realizuje w ramach limitu wydatków – środki finansowe przeznaczone na zadania obrony cywilnej.16.współdziała w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,17.wykonuje inne zadania przewidziane przepisami prawa oraz zadania wynikające z poleceń lub upoważnień Wójta.Rozdział VIPODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY POSZCZEGÓLNYCH PRACOWNIKÓW§ 201.Do wspólnych zadań pracowników należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:1)prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów tj. projektów uchwał oraz projektów decyzji administracyjnych, administracyjnych także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,2)pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,3)współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,4)przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,5)przechowywanie akt,6)stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,7)stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,8)usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,9)wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta i Sekretarza Gminy,10)organizowanie i podejmowanie przedsięwzięć w celu ochrony informacji niejawnych, danych osobowych i tajemnicy skarbowej,11)opracowywanie i wykorzystywanie w swoim działaniu obowiązującej sprawozdawczości GUS i resortowej,12)realizowanie zadań z zakresu obronności kraju, zgodnie z przepisami o powszechnym obowiązku obrony i innych ustaw oraz wydawanych na ich podstawie aktów wykonawczych właściwych organów,13)podejmowanie działań na rzecz ochrony przeciwpożarowej w zakresie swojego działania,14)współpraca w wykonywaniu zadań z innymi jednostkami organizacyjnymi lub stanowiskami pracy w Urzędzie,15)współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej,16)współdziałanie z organami kontroli państwowej i organami ścigania.§ 21Do zadań Sekretariatu należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi i Sekretarzowi oraz spraw kancelaryjno – technicznych a w szczególności:1)przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,2)prowadzenie ewidencji korespondencji,3)prowadzenie rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,4)przygotowywanie pomieszczeń i obsługa – w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza,5)prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,6)nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,7)przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcom Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych pracowników,8)obsługa ksero9)wdrażanie informatyki do pracy Urzędu,10)Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,§ 22Do zadań Biura Rady należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno – techniczne a w szczególności:1)przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie pracownikami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,2)przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej komisje,3)przekazywanie – za pośrednictwem Sekretariatu – korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,4)przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,5)podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,6)protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,7)prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń Wójta i innych postanowień Rady i jej komisji,8)prowadzenie rejestru wniosków, zapytań, interpelacji składanych przez radnych,9)organizowanie szkoleń radych i członków komisji Rady nie będących radnymi,10)wykonywanie innych zadań w zakresie obsługi Rady i jej organów wynikających z ustawy o samorządzie gminnym,11)wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu RP, Rady Gminy i Rad Sołeckich, Prezydenta, Ławników, referendów lokalnych i ogólnokrajowych,12)koordynowanie realizacji zadań wynikających z Uchwał Rady i wniosków Komisji.§ 23 Do zadań Księgowości budżetowej należy:1)przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,2)udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu Gminy,3)zapewnianie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu,4)uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,5)przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,6)sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,7)prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,8)prowadzenie ksiąg rachunkowych,9)rozliczanie inwentaryzacji,10)dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,11)przygotowywanie sprawozdań finansowych,12)dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,13)finansowanie inwestycji i remontów kapitalnych wg zawartych umów,14)wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie Gminy celem racjonalnego dysponowania środkami,15)prowadzenie spraw związanych z naliczaniem wynagrodzeń pracowników, spraw określonych w ustawach o ubezpieczeniu społecznym pracowników oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych.§ 24 Do zadań Radcy Prawnego należy obsługa prawna Urzędu i zapewnienie zgodności jego działania z przepisami prawa, w tym:1)opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych, w tym uchwał itp.,2)obsługa prawna Rady, Komisji Rady,3)nadzór nad stosowaniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,4)opiniowanie umów i porozumień,5)wydawanie opinii prawnych dotyczących rozwiązania z pracownikami stosunku pracy bez wypowiedzenia,6)uczestniczenie w rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego,7)sprawowanie nadzoru w sprawach procesowych,8)występowanie przed orzekającymi organami wspólnie z kompetentnymi pracownikami,9)wykonywanie innych czynności przewidzianych w przepisach ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych /Dz. U. Nr 19, poz. 145 z późniejszymi zmianami/.§ 25Do zadań w zakresie Kadr należy prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu a w szczególności:1)prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,2)organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,3)przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,4)zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu5)przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,6)zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,7)przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy8)ewidencja czasu pracy pracowników,9)kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,10)prowadzenie archiwum zakładowego11)sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie.§ 26Do zadań w zakresie BHP należy pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy a w szczególności:1)okresowa analiza stanu bhp,2)stwierdzanie zagrożeń zawodowych,3)przeprowadzanie kontroli warunków pracy,4)zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,5)przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,6)rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,7)udział w dochodzeniach powypadkowych,8)współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,9)udział w pracy zakładowej komisji bhp.§ 27Do zadań w zakresie Podatków i Opłat należy prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, a w szczególności:1)prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,2)gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,3)przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,4)podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,5)prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,6)przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,7)przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,8)udzielanie pomocy przedsiębiorcom zgodnie z ustawą o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorstw,9)prowadzenie kontroli oraz współdziałanie ze Starostwem Powiatowym w zakresie wykonywania kontroli dotyczących opłat obowiązkowego ubezpieczenia OC i budynków rolników z tytułu prowadzenia gospodarstwa rolnego i ubezpieczenia budynków wchodzących w skład gospodarstwa rolnego.§ 28Do zadań w zakresie Gospodarki Gruntami należy prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami i wywłaszczania nieruchomości a w szczególności związanych z:1)gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, w trwały zarząd oraz ich przekazywaniem na cele szczególne,2)ustalaniem ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,3)organizowaniem przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność Gminy,4)nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy5)komunalizacją gruntów,6)prowadzeniem ewidencji gruntów komunalnych,7)tworzeniem zasobu gruntów i gospodarowaniem nim – zgodnie z zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,8)wyposażeniem gruntów w urządzenia komunalne,9)zagospodarowaniem wspólnot gruntowych.§ 291. Do zadań w zakresie Gospodarki Przestrzennej należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego orz nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych.2. Zadania określone w ust. 1 obejmują w szczególności:1)przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,2)koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,3)koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,4)przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego,5)prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,6)ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,7)dokonywanie analizy wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,8)prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowanie przestrzennego,9)prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,10)prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,11)rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu, 12)prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości.§ 301. Do zdań w zakresie Dróg Publicznych należy prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami.2. Zadania określone w ust. 1 obejmują w szczególności:a)przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg do poszczególnych kategorii,b)projektowanie przebiegu dróg,c)budowę, modernizację i ochronę dróg,d)zarządzanie drogami,e)określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,f)koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.§ 31Do zadań w zakresie Ochrony Środowiska i Rolnictwa należy prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska i rolnictwem, a w szczególności dotyczących:1)łowiectwa,2)zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,3)ochrony i kształtowania środowiska w tym:a)zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,b)ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,c)ochrony środowiska przed odpadami,d)utrzymanie porządku i czystości.4)ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:a)przeznaczania gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne,b)wyłączania gruntów z produkcji,c)rolniczego wykorzystania gruntów,d)rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych i użyźniania innych gruntów,5)przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią,6)nasiennictwa,7)gospodarki wodnej,8)ochrony powietrza atmosferycznego.§ 32Do zadań w zakresie Działalności Gospodarczej należy prowadzenie spraw związanych z:1)ewidencją przedsiębiorców,2)zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,3)ustalaniem czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,4)targami i targowiskami,§ 33Do zadań z zakresu Spraw Obywatelskich należą sprawy dotyczące w szczególności:1)ewidencji ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,2)postępowań cywilnych i karnych, w tym:a)ustanawianie pełnomocnika w sprawach o ustalenie ojcostwa i roszczenia alimentacyjne oraz w sprawach o przysposobienie,b)wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym w postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych,c)przyjmowania pism sądowych i wywieszania ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,d)udzielania informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji i opinii o wystawieniu na licytację,e)przyjmowania obwieszczeń.3)zgromadzeń,4)zbiórek publicznych.§ 34Do zadań z zakresu Ochrony Zdrowia należą sprawy związane z ochroną zdrowia, a w szczególności dotyczące:1)wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi,2)zwalczania chorób zakaźnych.§ 35Do zadań z zakresu Oświaty należy prowadzenie spraw związanych z zadaniami Gminy jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły i placówki oświatowe, a w szczególności spraw dotyczących:1)zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych,2)utrzymywania tych jednostek,3)kształtowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,4)zatwierdzania arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,5)zapewniania dzieciom do lat 6 rocznego przygotowania przedszkolnego,6)zapewniania bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,7)obsługi ekonomiczno – finansowej gminnych jednostek oświatowych i nadzoru nad nimi w tym zakresie,8)powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej i odwoływania z tych stanowisk,9)oceniania dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,10)zatrudniania dyrektorów tych jednostek jako pracowników – nauczycieli.§ 36Do zadań z zakresu Rozwoju Lokalnego i Promocji Gminy należą sprawy związane z kreowaniem rozwoju Gminy i jej promocja na zewnątrz, a w szczególności dotyczące:1)opracowywanie programów gospodarczych, w tym wykonywania prac studialnych i prognostycznych,2)analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,3)gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,4)utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,5)organizowanie współpracy Gminy z zagranicą§ 37Do zadań z zakresu Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych należą sprawy związane z obronnością kraju, a w szczególności dotyczące:1)przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,2)współdziałania z organami wojskowymi,3)administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,4)orzekania o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny i uznaniem za jedynego żywiciela,5)przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny oraz pokrywanie należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,6)tworzenie formacji obrony cywilnej,7)nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,8)świadczeń na rzecz obrony,9)zakwaterowania sił zbrojnych,10)prowadzenia spraw z zakresu organizacji i zabezpieczania akcji kurierskiej,11)opracowania stosownych dokumentów i przygotowanie do działań stosownych dyżurów,12)opracowanie i utrzymania w stałej aktualności planów realizacji zestawów zadań przewidzianych do wykonania w czasie osiągania wyższych stanów gotowości obronnej.§ 38Do zadań z zakresu Gospodarki Komunalnej i Lokalowej należą sprawy z dziedziny gospodarki komunalnej i lokalowej, a w szczególności dotyczące:1)administrowania, gospodarowania i zarządzania gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi,2)dodatków mieszkaniowych,3)przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych,4)zarządu nieruchomościami wspólnymi,5)przejmowania zakładowych budynków mieszkalnych,6)egzekucji w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,7)stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,8)tworzenia i utrzymywania terenów zielonych,9)cmentarzy w tym cmentarzy wojennych,§ 39Do zadań z zakresu Inwestycji i Zamówień Publicznych należy prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych.§ 40Do zadań z zakresu Ochrony Informacji Niejawnych należą sprawy związane z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej a w szczególności:1)zapewnienie ochrony informacji niejawnych,2)ochrona systemów i sieci informatycznych,3)zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,4)kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,5)okresowa kontrola ewidencji, materiału i obiegu dokumentów,6)opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,7)szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.§ 41Do zadań z zakresu Eksploatacji Wodociągów i Kanalizacji Wiejskich należy:1)Usuwanie awarii na wodociągach głównych i przyłączach domowych,2)zapobieganie skutkom poawaryjnym,3)konserwacja urządzeń eksploatacyjnych,4)analiza kosztów związanych z eksploatacją oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,5)prowadzenie rejestru umów. § 42Do zadań z zakresu P.Poż należy:1)prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad działalnością OSP,2)przestrzeganie przepisów p.poż.§ 43Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno – opiekuńczych, opiekuńczych w szczególności dotyczących:1)rejestracji urodzin, małżeństw, oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,2)sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,3)sporządzania i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,4)przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,5)przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,6)stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,7)wskazanie kandydata na opiekuna prawnego,8)wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,9)przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy.Rozdział VIIZASADY I TRYB OPRACOWANIAAKTÓW PRAWNYCH§ 441)Organy Gminy wydają akty prawne powszechnie obowiązujące na obszarze Gminy (akty prawa miejscowego) w formie uchwał i zarządzeń.2)Akty normatywne ustanawiają:a.rada w formie uchwał,b.wójt w formie zarządzeń,3)Projekty uchwał pod obrady rady przygotowują pracownicy zajmujący samodzielnie stanowiska z własnej inicjatywy albo polecenia wójta lub sekretarza, 4)Osoby przygotowujące projekt uchwał lub zarządzeń przedstawiają je do zaopiniowania: a.skarbnikowi – jeżeli treść aktu dotyczy budżetu lub może wywołać skutki finansowe, b.sekretarzowi – jeżeli treść aktu dotyczy problematyki organizacyjnej,c.radcy prawnemu urzędu,d.właściwej komisji rady Gminy – jeżeli akt stanowić ma prawo miejscowe oraz, gdy tego wymaga uchwała rady Gminy, 5)Projekty aktów prawnych, jeżeli wymagają tego przepisy szczególnie powinny być konsultowane z przedstawicielami związków zawodowych lub innych organizacji społecznych.6)Uzasadnienie projektu powinno wskazywać cele opracowania aktu, opis stanu faktycznego i zamierzone efekty wprowadzenia aktu w życie, jak też inne możliwości uregulowania jego przedmiotu z jednoczesną argumentacją za dokonywanym w projekcie wyborem.7)Radca prawny urzędu kontroluje dopełnienie obowiązku dokonania przewidzianych wyżej uzgodnień oraz wskazuje na ewentualną potrzebę ich uzupełnienia, a także nadaje projektowi ostateczną treść merytoryczną i formę prawną w porozumieniu z pracownikiem, który opracował projekt.§ 451.Urząd prowadzi rejestr i zbiór przepisów gminnych do powszechnego wglądu w jego siedzibie.2.Szczegółowy tryb postępowania związanego z opracowaniem projektów aktów prawnych rady, wójta regulują odrębne rozstrzygnięcia w/w organów.§ 461.Akty prawa miejscowego ogłoszone są w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego.2.Uchwała może przewidywać, iż oprócz ogłoszenia w sposób wskazany w ustępie 1 nastąpi ogłoszenie aktu prawa miejscowego w inny sposób, w szczególności poprzez rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych, na tablicy ogłoszeń w urzędzie lub poprzez obwieszczenie w prasie lokalnej. 3.Akty prawa miejscowego wchodzą w życie po upływie 14 dni od daty ogłoszeń w sposób określony w ustępie 1, chyba że co innego wynika z przypisu szczególnego.§ 471.Akty administracyjne wydawane są w przewidzianych formach prawnych przez wójta.2.Podstawową formą aktów administracyjnych jest decyzja administracyjna. 3.Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw administracyjnych regulują przepisy rozdziału VIII. Rozdział VIIIZASADY PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIAI ZAŁATWIANIA SPRAW OBYWATELI W URZĘDZIE,W TYM SKARG I WNIOSKÓW§ 481.Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych. 2.Pracownicy urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się obowiązującymi przepisami, interesem społecznym oraz słusznym interesom stron.3.Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.4.Kontrolę koordynacją załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg i wniosków sprawuje Sekretarz.§ 49Ogólne zasady postępowania w sprawach wniesionych przez obywateli określa Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli. Sprawy wniesione przez obywateli do urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw oraz w rejestrach skarg i wniosków. § 50Pracownicy obsługujący interesantów obowiązani są do:1)udzielanie informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,2)rozstrzygania spraw w miarę możliwości niezwłocznie,Pracownicy samodzielnych stanowisk pracy przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy urzędu tj. od 730 do 1530.§ 51Wójt i Sekretarz przyjmuje interesantów sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach 7.30 – 16.30. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły. Rozdział IXPOSTANOWIENIE KOŃCOWE§ 52Załączniki nr 1 – 3 do Regulaminu stanowią jego integralną część.§ 531. Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od jego ogłoszenia.2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązujący dotychczas Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Lipie uchwalony przez Radę w dniu 15 listopada 1996 r. /Uchwała Rady Gminy Lipie Nr 113/XXII/96/.Załącznik nr 1SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDUZałącznik nr 2ZASADY PODPISYWANIA PISM§ 1Wójt podpisuje:1)zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,2)pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,3)pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,4)odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu i pracowników jednostek organizacyjnych,5)decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,6)pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,7)pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,8)pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,9)odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,10)pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,11)inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.§ 2Sekretarz i skarbnik pospisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.§ 3Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.§ 4Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.Załącznik nr 3KONTROLA WEWNĘTRZNA§ 1Kontrole pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:1)legalności,2)gospodarności,3)rzetelności,4)celowości,5)terminowości,6)skuteczności.§ 2Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawiania stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.§ 31.W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:- wewnętrzną,- zewnętrzną.2.Kontrolę zewnętrzną wykonuje w zakresie przyznawanych przez Wójta upoważnień:1)Skarbnik do:a)gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie gospodarowanie środkami pieniężnymi, dotacją budżetową oraz środkami trwałymi a także w zakresie w zakresie gospodarki materiałowo – towarowej,b)instytucji, organizacji, stowarzyszeń i innych jednostek nie podlegających gminie w zakresie wykorzystania dotacji budżetowych udzielonych tym podmiotom.2)Sekretarz w zakresie:a)stosowania instrukcji kancelaryjnej,b)spraw organizacyjnych jednostek organizacyjnych Gminy,c)klasyfikowania gromadzonych akt oraz ich przekazywania do archiwum zakładowego.3.Kontrolę wewnętrzną:1)Sekretarz w zakresie:a)rzetelności i terminowości załatwiania indywidualnych spraw obywateli,b)przestrzegania zasad postępowania administracyjnego oraz prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych,c)trybu i sposobu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,2)Skarbnik w zakresie spraw finansowych na poszczególnych stanowiskach pracy§ 41.Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska.2.Stanu faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.3.Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystywane w szczególności: dokumenty, pisemne wyjaśnienia, oświadczenia, zeznania świadków.§ 51.Z przeprowadzonej kontroli sporządza się w terminie 3 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny w formie notatki.2.Notatka powinna zawierać:a.określenie kontrolowanej jednostki lub stanowiska,b.imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),c.daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kancelaryjnych,d.określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,e.imię i nazwisko osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,f.przebieg i wynik czynności kontrolnych, kontrolnych w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości,g.datę i miejsce podpisania notatki,h.podpisy kontrolującego i kontrolowanego,i.wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.3.O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Wójt.§ 6W przypadku odmowy podpisania notatki przez osobę kontrolowaną, osoba ta zobowiązana jest do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy, pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.